Candidate Persona erstellen

Mit Leuten, die du kennst, kommunizierst du extrem individuell, um eine Message rüberzubringen. Die Begrüßung, Insider, deine Argumente, alles ist auf die Person angepasst – egal ob es dein Steuerberater, bester Freund oder deine Mutter ist. Die Candidate Persona ist im Recruiting und Personalmarketing ist genau das.

Egal ob du eine Stellenanzeige oder eine Karriereseite erstellst. Mit einer solchen Persona wirst du viel zielgerichteter kommunizieren können. Das Modell Persona stammt aus dem klassischen Marketing und beschreibt den idealen Wunschkunden. Im Fall des HR, die ideale Stellenbesetzung.

Wie du eine überzeugende Candidate Persona erstellst, worauf du achten musst und mit welchen Tipps und kostenfreien Tools du eine Persona schaffst, auf die dein Marketing neidisch sein wird, erklären wir dir in diesem Artikel.

Was eine Candidate Persona ist
und was sie nicht ist

Die Candidate Persona ist eine fiktive Beschreibung deiner Wunschmitarbeitenden. Sie ist als konkrete Person mit Namen und Hobbys ausformuliert und fungiert stellvertretend für diese Zielgruppe. Anhand der Persona werden Tonalität und herausstechende USPs bzw. dein Arbeitgeberversprechen, die EVP formuliert.

Inhalte der Candidate Persona

• Soziodemografische Merkmale
• Charaktereigenschaften
• Kanäle und Medien
• Wünsche und Bedürfnisse
• Ziele
• Probleme

Einsatz: Für dein Personalmarketing.

Nutzen: Die Candidate Persona hilft dir, in deinen Employer Branding Kampagnen die richtige Ansprache zu wählen, ein konkretes Nutzenversprechen zu entwickeln, die besten Triggerpunkte zu treffen und die richtigen Marketing-Kanäle auszuwählen.

Übrigens: Nachdem du mithilfe dieses Ratgebers deine Candidate Persona erstellt hast, erfährst du in unserem ausführlichen Ratgeber zu Personalmarketing Instrumenten, wie du diese in deinem Personalmarketing konkret umsetzen kannst.

Wofür benötigst du eine Candidate Persona

Damit du genau verstehst, wofür du eine Candidate Persona benötigst, möchte ich den Begriff kurz abgrenzen und mit zwei weiteren Hilfsmitteln, die du für dein Recruiting benötigst, vergleichen:

• Candidate Persona
• Job Description
• Job Scorecard

Alle drei Hilfsmittel gehören irgendwie zusammen und doch hat jedes davon seinen eigenen Nutzen.

Die Job Description

Die Job Description ist eine detaillierte Darstellung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Qualifikationen und Anforderungen einer Position. Sie dient als wesentliches Instrument, um potenziellen Bewerbenden klare Einblicke in die Position zu geben.

Sie beinhaltet:

• Qualifikation & Ausbildung
• Erfahrung
• Spezifische Fähigkeiten

Einsatz: Für deine Stellenanzeigen.

Nutzen: Sie hilft dir, eine attraktive Stellenausschreibung zu schreiben und gleichzeitig den Kandidaten die Erwartungshaltung an den Job zu vermitteln.

Was ist eine Job Scorecard

Die Job Scorecard ist ein Instrument, das die wichtigsten Erfolgskriterien für eine Position festlegt, um eine präzise Bewertung der Leistung der Mitarbeitenden zu ermöglichen. Außerdem hilft sie, die Befugnisse und Pflichten abzugrenzen.

Sie beinhaltet:

• Zweck der Rolle
• Schlüsselergebnisse (Ziele)
• Befugnisse
• Berichtet an [Führungskraft]

Einsatz: Vor allem als Führungsinstrument

Nutzen: Durch die Festlegung von messbaren Zielen und Leistungsindikatoren wird eine objektive Bewertung der Mitarbeiterleistung möglich. Dies erleichtert nicht nur die Identifizierung von Entwicklungsbedarfen, sondern unterstützt auch gezielte Gespräche zur Karriereentwicklung und ermöglicht eine präzise Ausrichtung der Ressourcen auf die wichtigsten Unternehmensziele.

Vorteile einer Candidate Persona

Wie schon erwähnt, hilft dir die Candidate Persona vor allem bei deinem Personalmarketing.

Und hierbei hat sie mehrere Nutzen:

• Du weißt, wo sich deine Wunsch-Mitarbeitenden aufhalten. Dadurch kannst du sie an den richtigen Orten ansprechen.
• Du sprichst die richtigen Kandidaten an. Du bekommst also eine höhere Qualität der Bewerbungen.
• Du weißt, was deine Wunsch-Mitarbeitenden interessiert. Dadurch hast du bessere Argumente.
• Du sparst viel Zeit bei der Erstellung deiner Personalmarketing-Maßnahmen.
• Du hast eine stärkere Mitarbeiterbindung, da du Menschen einstellst, die besser zu dir passen.
• Dein Personalmarketing wird besser. Dadurch verkürzt sich die Time-to-Hire.

Inhalte einer guten Candidate Persona

Folgende Informationen sollte eine Candidate Persona beinhalten, damit sie für dein Personalmarketing auch wirklich brauchbar ist.

Basisdaten

• Alter
• Geschlecht
• Wohnort
• Berufsausbildung
• Berufserfahrung
• Familienstand

Charakter

• Kreativ / Analytisch
• Extrovertiert / Introvertiert
• Konservativ / Liberal
• Sozial / Einzelkämpfer
• Dominant / Zurückhaltend
• Digital Native / Offline

Kanäle und Medien

• Wichtigste soziale Netzwerke
• Wichtigste Informationsquellen

Wünsche & Bedürfnisse

• Was erwartet sie von einem Arbeitgeber?
• Was ist ihr im Job wichtig?
• Welche Karriere-Ziele hat sie?

Probleme

• Mit welchen Alltagsproblemen schlägt sie sich rum?
• Was sind die Gründe, dass sie ihren aktuellen Job wechseln möchte?

Damit die Candidate Persona für dich und dein Team wirklich greifbar wird, empfiehlt es sich, ihr einen Namen und ein entsprechendes Foto zuzuweisen.

Arten von Candidate Persona Zielgruppen

Falls du dich langsam fragst: »Spinnt der eigentlich?« …

… stellst du dir die Frage zurecht ;) zumindest, wenn du nun alle Faktoren einer Candidate Persona + die Faktoren einer Jobbeschreibung auflisten und nur die Kandidaten einladen würdest, die perfekt darauf zutreffen.

Hier deshalb nochmal der Hinweis: Eine Candidate Persona ist nicht dazu da, um deine eingehenden Bewerbungen zu bewerten, sondern um einen Ansatz für die Art der Ansprache und die Kanalauswahl deines Personalmarketings zu besitzen. Beispielsweise hast du damit alle nötigen Informationen, um eine attraktive Karriereseite zu erstellen.

Möchtest du die Candidate Persona trotzdem für die Bewerberauswahl heranziehen, empfiehlt es sich, diese in drei Klassen zu unterteilen.

1. Optimale Kandidaten

Diese Kandidaten sind die personifizierte Verkörperung der idealtypischen Besetzung für die Stelle. Ein perfekter Fit in jeder Hinsicht.

Wenn du so eine Bewerbung bekommst, lass die Korken knallen und tu dein Bestes diese Person über den gesamten Prozess frühzeitig an dein Unternehmen zu binden.

2. Alternative Kandidaten

Diese Kandidaten passen gut zu der Stelle, obwohl sie im Vergleich zur perfekten Besetzung gewisse Abstriche aufweisen. Wenn du so eine Bewerbung bekommst, kannst du die Person recht gut entwickeln.

Inhouse haben wir damals einen Projektleiter angestellt, der das Themengebiet unserer Agentur (noch) nicht beherrschte, aber viel Potenzial und Lernbereitschaft zeigte. Es erforderte etwas Einsatz, aber am Ende waren Kunden, Teammitglieder und auch wir in der Geschäftsführung mehr als zufrieden mit ihm.

3. Unpassende Kandidaten

Diese Kandidaten stehen im klaren Widerspruch zu der Stelle und sind das genaue Gegenteil einer optimalen Besetzung für die Position. In diesem Fall ist es einfach kein Match.

Für unpassende Bewerbungen hast du zwei Möglichkeiten:

• a) du sagst der Person von vornherein ab und die Sache ist durch
• b) du zeigst Weitsicht und prüfst, ob eine andere Stelle infrage kommt oder später auftauchen könnte #Bewerberpool

Der Weg zu deiner Candidate Persona

Die Erstellung einer Candidate Persona erfordert eine gründliche Recherche und den Dialog mit verschiedenen Parteien.

Durch die strukturierte Analyse von Firmendaten, Mitarbeitergesprächen und dem direkten Feedback von Bewerbenden erhältst du eine umfassende Basis, um eine authentische und zielgerichtete Persona zu erstellen.

Dabei durchläufst du 3 Phasen:

Phase 1: Informationen sammeln

Schritt 1: Firmendaten analysieren

Starte mit einer gründlichen Analyse deiner Firmendaten. Notiere dir wichtige Informationen: Unternehmenswerte, Ziele und Mission. Diese bilden das Fundament für die spätere Ausrichtung deiner Candidate Persona.

Bist du nicht selbst in der Geschäftsführung, solltest du hier unbedingt das Management mit einbeziehen. Gehe dazu auf deine Vorgesetzten zu und bitte sie, dir möglichst viele Informationen zu geben.

Schritt 2: Online-Recherche

Nutze das Internet, um weitere Informationen über deine Branche, Konkurrenz und aktuelle Trends zu sammeln. Du kannst Stellenausschreibungen von der Konkurrenz analysieren oder dich in Foren und Social Media über die Bedürfnisse der Zielgruppe informieren. Auch um eine Generation Z oder Y besser zu verstehen, ist diese Recherchephase ungemein wichtig.

Identifiziere auch, welche Qualitäten in deiner Branche besonders geschätzt werden und wie sich der Arbeitsmarkt entwickelt.

Profitipp: Du kannst dir 3 bis 4 Stellenanzeigen und Karriereseiten schnappen und tatsächlich auch ChatGPT bitten, dir eine Aufstellung zu generieren. Bitte deine KI dazu einfach darum: „die folgenden Inhalte als Employer Branding Manager zu analysieren und Gemeinsamkeiten hinsichtlich positiven und negativen Aspekten gegenüberzustellen“

Schritt 3: Bestehende Daten nutzen

Greife auf vorhandene Daten zurück, wie beispielsweise Analysen vergangener Stellenbesetzungen. Identifiziere Muster und Trends, um wichtige Attribute für deine Candidate Persona zu extrahieren.

Phase 2: Mitarbeitende befragen

Schritt 1: Abteilungsübergreifende Gespräche

Führe Gespräche mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen. Erkunde ihre Perspektiven auf die Unternehmenskultur, ihre Werte und Charaktereigenschaften.

Für diesen und die folgenden Schritte kannst du auch ein Onlinetool für Mitarbeiterumfragen nutzen. Wir empfehlen dafür sehr gerne Pulse Team-Feedback, das auch intern bei uns im Einsatz ist und wirklich gute Dienste leistet. Der Free Trial wäre eine deutliche Arbeitszeitentlastung und kostet dich zunächst keinen Cent. ;)

Schritt 2: Skill-Set identifizieren

Frage nach spezifischen Fähigkeiten und Eigenschaften, die für ihre Positionen wichtig sind. Identifiziere, welche Qualitäten im Team geschätzt werden und natürlich, welche Qualitäten und Fähigkeiten man sich intern wünschen würde.

Schritt 3: Herausforderungen verstehen

Erkundige dich nach Herausforderungen und Hindernissen, denen Mitarbeitende gegenüberstehen. Dies hilft, potenzielle Bedenken von Bewerbenden zu antizipieren. Ganz nebenbei wirkst du auch direkt am Unternehmen mit und deckst vielleicht tiefliegende Umstände auf, die dann angegangen werden können.

Das macht dich als Chefin wie auch Personaler richtig beliebt, versprochen!

Phase 3: Bewerbende befragen

Schritt 1: Bedürfnisse ermitteln

Frage nach den Bedürfnissen und Wünschen der Bewerbenden im Bewerbungsprozess. Identifiziere, was sie an einem Unternehmen schätzen und welche Informationen ihnen wichtig sind.

Mache am besten direkt zu Beginn klar, dass eine offene Feedbackkultur gelebt wird. Das unterstreicht die Kommunikation nach außen umso mehr.

Schritt 2: Feedback einholen

Bitte um konstruktives Feedback zum Bewerbungsprozess und den wahrgenommenen Unternehmenswerten. Dies ermöglicht dir, Anpassungen vorzunehmen und deine Candidate Persona zu verfeinern.

Scheue dich nicht, auch abgesagten Bewerbern diese Frage zu stellen. In einem Job-Newsletter beispielsweise kannst du das geschickt mit der Anmeldung im Bewerberpool kombinieren.

Einsatzbereiche für deine Candidate Persona

Deine Candidate Persona ist vielseitig einsetzbar. Damit du den tatsächlichen Nutzen erkennst, beleuchten wir kurz deren Einsatzzweck in verschiedenen Bereichen.

1. Recruiting-Strategie: Die Candidate Persona optimiert deine Recruiting-Strategie, indem du sie als Leitfaden für eine gezielte Ansprache verwendest.
2. Stellenanzeigen: Auch verbessert Sie die Effektivität deine Stellenanzeigen, indem du sie auf die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe zuschneidest.
3. Employer Branding: Zudem stärkt sie deine Arbeitgebermarke, indem du sie nutzt, um die richtigen Einblicke in die Unternehmenskultur zu vermitteln.
4. Onboarding-Prozess: Deine Persona optimiert auch deinen Onboarding-Prozess, indem du, aufbauend auf der Persona, eine bessere Einführung und spezialisierte Schulungen anbieten kannst.
5. Interne Kommunikation: Verbessere damit die interne Kommunikation, indem du die Persona als Grundlage für zielgerichtete Mitarbeiterkommunikation verwendest.
6. Social-Media-Strategie: Dazu optimiert sie deine Social-Media-Strategie, da du nun Inhalte erstellst, die die Interessen und Werte der Wunschkandidaten genauer ansprechen.
7. Talentpool-Aufbau: Die Candidate Persona kann zusätzlich die Qualität deines Talentpools steigern, indem du die Persona zur Identifikation potenzieller Kandidaten verwendest.